¿Cómo realizar una buena contabilidad de una empresa?

Consejos para la contabilidad de una empresa

Existen pasos universales para llevar de forma correcta la contabilidad de una empresa, básicamente se entiende que gran parte del trabajo radica en realizar registros contables, sin embargo, existen varios aspectos que hay que tomar en cuenta para llevar una buena contabilidad de su empresa.

Estos aspectos pueden cubrir, desde su programa contable, hasta el conteo de las facturas o elementos que a modo de registro, tengan relación directa con el movimiento de dinero, en su empresa.

Entre algunas de las operaciones más destacadas que debemos contabilizar en una empresa tenemos, las compras, los gastos, las ventas, los ingresos, los egresos, los sueldos relacionados a todo el recurso humano, las liquidaciones de impuestos, préstamos y deudas varias, movimientos bancarios, entre muchos otros aspectos.

Para poder llevar la contabilidad de forma exitosa en su empresa, se deben tomar dos aspectos fundamentales, estos tener un buen programa contable y llevar en orden las facturas o justificantes relacionados a todas las operaciones financieras de la empresa.

¿Cómo seleccionar el programa contable?

Este software o aplicación contable, va a representar nuestra herramienta fundamental, por lo que su elección, va a implicar un reflejo de las necesidades directas de una empresa, en su mayoría cumplen con los estándares en materia de señalar las cuestiones básicas, sin embargo la ubicación de las herramientas puede variar entre un programa y otro.

De acuerdo a criterios fundamentales, existen dos tipos de programas eficaces que se pueden adquirir, los cuales cubren todas las necesidades fundamentales de una empresa, estos son los programas locales y los programas con base de datos en la nube.

Programas locales 

Se trata de aplicaciones que se descargan una sola vez, las cuales tienen todos los elementos fundamentales para hacer una contabilidad precisa y llevar un registro en una base de datos local o unidad ubicada en el sistema operativo. 

De este tipo de programas suelen publicar actualizaciones y mantiene los documentos solo en ubicaciones de preferencia del usuario, incluyendo otros ordenadores establecidos en una red local.

Estos programas han sido desarrollados desde los años 90 y aunque tienen todo lo fundamental para la contabilidad de una empresa, carecen de algunas funciones automatizadas y respaldo de los datos contables, sin mencionar la necesidad de espacio, el cual genera un gasto en unidades físicas de almacenamiento. 

¿Cómo realizar una buena contabilidad de una empresa?

Programas con base de datos en la nube 

Estos programas son recientes, sin embargo ha sido bastante exitoso y mantienen constantes actualizaciones para mejorar su software, estos programas ayudan a mantener un respaldo constante en los registros contables, ocupando el espacio remoto de un proveedor.

Esta ventaja implica la fácil movilidad de la estación de trabajo hacia cualquier ordenador con acceso a internet, utilizando el motor flash y demás recursos del buscador web.

De esta forma se puede ahorrar en materia de espacio, adquiriendo espacio virtual en el internet, si se desea tener acceso a los datos, sólo deberá tener su cuenta y contraseña, podrá manipular y transferir los datos a su unidad local en el momento que lo desee.

Organización en las facturas o justificantes 

Básicamente, esta es una actividad que implica disciplina, cada movimiento debe registrarse utilizando el mecanismo del programa contable, el programa se encargará de registrar y contabilizar cada movimiento.

Al final de cada día, se deberá hacer cierre de caja, verificando pérdidas o ajustes en relación a las ventas, registrando cada fecha del día productivo, de esta manera se podrá llevar un control exacto de los gastos e ingresos de dinero que ocurren en la empresa.

Si se trabaja con factura impresa, se recomienda asociar cada día, las facturas o justificantes obtenidos de cada transacción, ofreciendo una copia al cliente si se trata de una compraventa o servicio. 

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